Trier ses mails automatiquement dans Ultimail : règles, libellés et tri IA

Nous avons déployé Ultimail chez des équipes qui recevaient 200 à 400 mails par jour sur trois adresses différentes. Le schéma qui fonctionne n'est pas "une règle magique", c'est une hiérarchie simple : d'abord les libellés, ensuite les règles déterministes, enfin les branches LLM pour le spam et l'urgent.

Avant de créer des règles : structurer les libellés

Les libellés Ultimail sont unifiés : un même libellé "Factures" peut s'appliquer à des mails reçus sur contact@ ou compta@. C'est la base de tout tri automatique.

1. Ouvrez Ultimail → icône engrenage → Réglages (ou directement /mail/settings).
2. Section Libellés et dossiers → onglet Libellés.
3. Créez les libellés suivants (couleurs au choix) :

Libellé	Usage
Factures	Fournisseurs, PDF à payer
Clients	Demandes entrantes, devis
Newsletters	Veille, outils SaaS
Interne	Équipe, RH, management
À traiter	File d'attente humaine

Ne créez pas 40 libellés le premier jour. Cinq suffisent pour 90 % des flux. Vous pourrez affiner après deux semaines d'observation.

Règle n°1 : expéditeurs connus → libellé direct

Cas le plus fréquent : les factures arrivent toujours des mêmes domaines.

1. Réglages → Automatisations → onglet Règles (/mail/settings/automation).

2. Cliquez Nouvelle règle.

3. Dans l'éditeur workflow :

   • Déclencheur : "À la réception d'un message"
   • Condition : expéditeur contient @stripe.com OU @ovh.com (adaptez à vos fournisseurs)
   • Action : Appliquer le libellé Factures
   • Action (optionnelle) : Retirer de la boîte de réception (archiver visuellement)

4. Nommez la règle Factures, fournisseurs connus, priorité 10, activez le interrupteur.

Répétez pour vos domaines clients (@client-important.fr → libellé Clients). Les règles s'exécutent côté serveur : même si votre navigateur est fermé, le tri continue.

Règle n°2 : newsletters → libellé + archive

Les newsletters polluent la boîte de réception mais restent consultables. L'éditeur de règles ne permet pas encore de cibler un en-tête HTTP précis, on s'appuie sur des signaux textuels fiables :

• Condition (branche OU) : sujet contient newsletter OU sujet contient digest OU corps contient unsubscribe OU expéditeur contient @substack.com (ajoutez vos sources habituelles)
• Actions : libellé Newsletters + archiver

Règle n°3 : branche LLM pour spam et urgences

L'éditeur workflow propose un nœud Vérification LLM (llm_check) : ce n'est pas encore un classifieur libre qui retourne un libellé arbitraire. Aujourd'hui, il sert de bifurcation oui/non sur des cas ciblés, détection de spam ou d'urgence selon le prompt.

Exemple concret :

1. Automatisations → onglet Fournisseurs IA : configurez un endpoint OpenAI-compatible (prépare l'intégration ; le moteur évolue).
2. Créez une règle priorité 50 :
   • Déclencheur : à la réception
   • Nœud LLM : prompt contenant le mot spam (ex. "Ce message est-il du spam ?")
   • Branche oui → action Marquer spam
   • Branche non → autre nœud LLM avec urgent dans le prompt → branche oui → libellé À traiter + Marquer important

Webhook : notifier Slack quand un mail "Client" arrive

Ultimail peut POSTer un JSON vers une URL externe à chaque match.

1. Automatisations → onglet Webhooks → créer un webhook type Slack (template JSON fourni).
2. Règle dédiée : libellé Clients appliqué → déclencher webhook slack-clients.

Utile pour une équipe commerciale qui ne vit pas dans sa boîte mail mais veut un ping sur les leads entrants.

Vérifier que ça marche

Étape	Action
1	Envoyez un mail test depuis une adresse externe
2	Ouvrez le simulateur dans le dialogue d'édition de la règle (sous l'éditeur workflow)
3	Vérifiez le libellé dans la liste après sync (quelques secondes)
4	Consultez les logs admin si une règle ne matche pas

Si rien ne se passe : la règle est peut-être inactive, ou une règle de priorité supérieure a déjà modifié le message.

Erreurs qu'on voit souvent

Trop de règles qui se marchent dessus. Solution : documentez priorités et testez avec le simulateur.

Libellés créés à la volée dans chaque règle. Solution : créez d'abord le libellé dans Réglages → Libellés, référencez-le ensuite.

IA sur 100 % du flux. Solution : réservez les nœuds LLM aux cas binaires (spam, urgent) ; le reste reste déterministe.

Oublier les comptes multiples. Les libellés unifiés règlent le problème, une règle s'applique à tous les comptes rattachés au compte Ultimail.

Aller plus loin

• Configurer vos comptes mail et identités d'envoi avant d'automatiser, le tri ne sert à rien si les MX ne sont pas stables.
• Comparer UltiSuite et Google sur l'automatisation mail dans notre comparatif PME.
• Découvrir Ultimail et ses capacités de webhooks programmables.